Samlingsförvaltning, Spectrum och SAK

Många av våra medlemsmuseer förvaltar stora samlingar därför vill vi lyfta hjälpmedel som finns framtaget av Riksantikvarieämbetet. Vi har lagt till två nya PDFer på sidan Museikunskaper. Under året fokuserar ArbetSam extra på samlingsförvaltning med temat Hållbara samlingar och vi genomför bland annat en heldag på temat i samband med Museidagar 17-19 april.

Samlingsförvaltning är helheten, alla aktiviteter som rör museets samling och inkluderar även hur organisationen planerar, ordnar, genomför, utvecklar och kommunicerar arbetet med samlingen. På så vis är samlingsförvaltning angeläget för alla som är engagerade i arbetet på ett museum och kommer i kontakt med samlingarna.

Det är bra att kolla in Riksantikvarieämbetets hemsida, där finns mycket information om samlingsförvaltning. Det är framförallt två verktyg som kan vara värdefullt att känna till, det ena är samlingsförvaltningsstandarden Spectrum som först började utvecklas i Storbritannien och används där av alla ackrediterade museer. På senare år har den börjat användas i flera olika länder av museer på olika nivåer och har översatts till flera språk. Det andra verktyget kallas SAK – Självskattning för vård och bevarande, och bygger på brittiska Benchmarks in Collection Care. SAK handlar om att genom självskattning skaffa sig en överskådlig bild av vård- och bevarandefrågor i museets nuvarande samlingsförvaltning.

Om Spectrum
Spectrum ger ett bra stöd för alla olika typer av museer att börja det övergripande arbetet inom samlingsförvaltningen. Varje museum utgår alltid från sina egna förutsättningar och behov. Spectrum är en standard uppbyggd av 21 processer. Varje process beskriver en aktivitet i samlingsförvaltningen och vad som ska dokumenteras i processen. Spectrum utgår från en gemensamt överenskommen god praxis och kan användas som kvalitetssäkring i arbetet med att förvalta och använda samlingar. När det fungerar bra blir det också enklare att använda och tillgängliggöra samlingen.

Spectrum innehåller väl beprövade råd för de arbetsuppgifter som de flesta museer utför när de förvaltar sina samlingar. Dessa arbetsuppgifter är de som kallas processer i Spectrum. Råden kan användas och anpassas när museer själva skriver ned sina egna policyer och arbetsrutiner för varje process.

Läs mer om Spectrum på Collections Trusts hemsida.

Om SAK – Självskattning för vård och bevarande
SAK är ett fritt tillgängligt Excel-verktyg, där påståenden besvaras och en sammanställning över resultatet. Det är även en PDF, med påståenden och plats för anteckningar, instruktioner och en ordlista. Genomförandet av självskattningen ökar medvetandet om organisationens samlingsförvaltning och belyser styrkor och svagheter. Resultatet kan användas i verksamhetsplaneringen och som underlag för att utarbeta handlingsplaner. För att få till en bra diskussion är det bra om flera personer som har olika ansvarsområden i organisationen deltar i självskattningen.

God samlingsförvaltning handlar om att ha en helhetssyn kring arbetet med att utveckla, bevara, tillgängliggöra och hantera information om en samling. Det innebär att  hela arbetsflödet är känt av alla inom organisationen och varje ansvarsområde ser sin del av kedjan och förstår hur det egna arbetet påverkar andra delar. Det handlar också om hur olika områden kan komplettera och stödja varandra.

Vad är skillnaden mellan SAK och Spectrum?
SAK bygger på Benchmarks in Collection Care som är en checklista för självskattning som anger tydliga och realistiska riktmärken för vård av samlingar. Benchmarks in Collection Care kan ses som en av resurserna för att hjälpa till med Spektrum-processen Samlingsvård och konservering. Samlingsvård en del av samlingsförvaltning, men kan också användas helt fristående. Börja där ni kan.

Spektroskop enligt Wrede. Vinkeln mellan prismorna är ställbar med hjälp av kil med mikrometermått för mätning av linjernas avstånd i spektrum. Bild från digitaltmuseum.se. Foto: Tekniska museet (CC BY)